Отчет по лабораторной работе ms access. Лабораторная работа по информатике на тему:"ACCESS ". Добавление новых записей

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ЭЛЕКТРОНИКИ И МАТЕМАТИКИ

(Технический университет)

«Microsoft Office .

Система управления базами данных
ACCESS »

Студент: Малофеев С.А. C-12

Преподаватель: Восков Л.С.

Москва 2008 г.

Основы

БАЗЫ ДАННЫХ и Системы Управления Базами Данных (СУБД)
Б азы Д анных (БД) предназначены для хранения на компьютере и эффективного использования больших объемов самой разнообразной информации:

• 
  о книгах, журналах и газетах в библиотеках,
• 
  о товарах в магазинах и продукции на заводах,
• 
  об экспонатах в музеях и разнообразных коллекциях,
• 
  обо всех сотрудниках фирм, предприятий и учреждений,
• 
  о всех рейсах самолетов в аэропортах, о стоимости билетов и наличии мест,
• 
  о расписании всех поездов с вокзалов, о стоимости билетов и наличии мест,
• 
  о всех зарегистрированных в ГИБДД (ГАИ) автомобилях, включая угнанные,
• 
  о всех путевках, в том числе "горящих", в турбюро и турагентствах,
• 
  о погоде в любой точке Земного шара теперь и много лет назад и т.д.

1. 
   Быстро создавать Базы Данных, дополнять и изменять их.
2. 
   Быстро находить определенные, нужные Вам данные в БД.
3. 
   Сортировать данные в БД по разным признакам (например, по алфавиту).
4. 
   Извлекать на экран подмножества данных по Вашим запросам, т.е. удовлетворяющих заданному критерию.
5. 
   Выполнять статистические вычисления над данными БД для анализа и принятия решения.
6. 
   Распечатывать данные, выбранные для определенных целей, т.е. готовить справки, отчеты и т.д.

Как и таблицы Excel, таблицы БД состоят их столбцов и строк. При этом столбцы в БД называются "ПОЛЯМИ " и они имеют конкретные имена

Каждая строка в таблицах БД называется "ЗАПИСЬЮ " и имеет свой порядковый номер, такой же, как и строка в электронной таблице Excel. Количество строк, т.е. записей в таблицах БД практически не ограничено.

Все "ЗАПИСИ " (строки) в таблице БД содержат в каждой ячейке обязательно однотипную информацию, соответствующую имени "ПОЛЯ" . В этом и состоит основное отличие таблицы БД от электронной таблицы Excel. Например, в столбце с именем поля "ФИО" (смотри таблицу БД " Студент " на следующей странице) во всех записях (т.е. во всех строках), Вы увидите конкретные фамилии людей;

в столбце с именем поля "ГОДР " во всех записях (т.е. во всех строках) Вы увидите конкретные года рождения студентов;

в столбце с именем поля "НГ " во всех записях (т.е. во всех строках) Вы увидите конкретные номера групп студентов.

База Данных может включать не одну, а несколько связанных таблиц. Кроме Таблиц – основного объекта Базы Данных - БД может содержать и другие объекты, а именно:

Форму (одну или несколько). Форма – это способ отображения на экране данных из таблиц БД удобный для ввода данных и для их просмотра.

Запрос (один или несколько). Запрос – это способ выбора и вывода на экран данных из таблиц БД по заданным Вами критериям.

Отчет (один или несколько). Отчет – это способ выбора и вывода на печать

Макрос (один или несколько). Макрос – это набор макрокоманд, выполняющих определенные операции с БД, например, печать отчетов.

Модуль (один или несколько). Модуль – это программа на языке программирования Access Basic, используемая в БД для выполнения нетривиальных задач.

Все перечисленные объекты, если они были созданы, входят в состав файла Базы Данных, имеющего расширение . mdb .

Вы будете изучать Access 2000 - последнюю версию программы, но она мало отличается от версии Access 97, поэтому в настоящее время используются обе версии.

Эта практическая работа позволит Вам освоить все основные операции создания, изменения и использования Баз Данных независимо от той версии Access, которую Вы используете.

Если где-нибудь на экране находится значок программы Access, установите указатель мыши на него и двойным щелчком мыши запустите на вычисление эту программу.

Если же на экране нет значка программы Access, то щелчком мыши по кнопке Пуск раскройте главное меню системы, в нем выберите пункт "Программы", а затем в автоматически открывшемся втором меню щелчком мыши по пункту "Microsoft Access" запустите на вычисление эту программу.

Откроется типовое программное окно Windows с заголовком "Microsoft Access”, а в нем (рис.1):

ДИАЛОГОВОЕ ОКНО Microsoft Access для создания новой БД или открытия уже существующей.

СТРОКУ МЕНЮ под строкой заголовка (Файл Правка Вид Вставка Сервис Окно Справка),

СТАНДАРТНУЮ ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ под строкой меню, которая включается и выключается командой "Панели инструментов" в меню "Вид". Все инструменты имеют “этикетку”, которая появляется автоматически при наложении сверху на инструмент стрелки "мыши".

СТРОКУ СОСТОЯНИЯ программы в самом низу окна. В ней будет появляться текущая информация о Вашей БД и о режиме работы Access.

ТЕОРИЯ: СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЗАПРОСОВ В БАЗАХ

ДАННЫХ

ТЕОРИЯ: СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОТЧЕТОВ В БАЗАХ ДАННЫХ

ТЕОРИЯ: СОЗДАНИЕ СХЕМЫ БАЗЫ ДАННЫХ – 3-й ЭТАП
Создание схемы Базы Данных - это определение связей между таблицами, входящими в эту БД, а точнее, между конкретными полями этих таблиц.

Когда таблицы связаны – изменения в одной из них автоматически передаются в другую. Главный смысл связывания таблиц – исключение дублирования сведений в БД.

Проще всего понять смысл связей на примере той конкретной БД, которую Вы создаете, т.е. Учебный процесс . Схема связей этой БД приведена на рис. 3.

В окне Учебный процесс : база данных нажмем кнопку Схема данных на панели инструментов. В открывшемся окне Добавление таблицы , выберем закладку Таблицы и, нажимая кнопку Добавить , разместим в окне Схема данных все таблицы. Затем нажмем кнопку Закрыть . В результате в окне Схема данных будут представлены все таблицы базы данных Учебный процесс со списками своих полей.

Рис. 3. Схема данных БД Учебный процесс
Связи следует устанавливать при пустых таблицах, иначе могут возникнуть проблемы согласования свойств связей.
ТЕОРИЯ: Создание и использование отчетов в базах данных.

Разработка многотабличных отчетов
Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать ее сложные отчеты, обеспечивающие вывод данных из нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Для вывода взаимосвязанных данных в многотабличный отчет необходимые связи устанавливаются автоматически в соответствии со схемой данных.

Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т. е. подчиненный отчет. Каждая из этих час­тей при этом строится на своей таблице.

Многотабличные отчеты могут также, имея поля из разных таб­лиц, не требовать при этом включения подчиненных отчетов.

Рассмотрим построение отчета для таблиц, находящихся в одно-многозначных отношениях. В этих отношениях одна таблица является главной, а другая подчиненной. Построение такого от­чета имеет свои особенности в зависимости от выбора главной или подчиненной таблицы в качестве основы отчета.

Рис. 19 . Макет отчета о кафедрах
Рассмотрим технологию создания многотабличного отчета на примере таблиц КАФЕДРА и ПРЕПОДАВАТЕЛЬ . Пусть не­обходимо подготовить отчет, содержащий сведения о кафед­рах, включая списки преподавателей.

Макет отчета . Предположим, что макет для отчета со списками преподавателей по кафедрам должен иметь вид, представленный на рис. 19. В соответствии с проектом макета в отчет предполагается выво­дить данные по каждой кафедре, включая название, код и телефон, а также фамилию и фотографию заведующего. Эти данные содержатся в таблице КАФЕДРА .

1. 
   В табличной части по каждой кафедре необходимо вывести список преподавателей. Такие данные могут быть получены из таблицы Преподаватель. Предложенный макет дает основание выбрать в качестве основной таблицы отчета таблицу КАФЕДРА , а таблицу ПРЕПОДА ВАТЕЛЬ - в качестве источника данных для подчиненной формы со списком преподавателей.

Выполнил упражнения:

Упражнение 1. Создание простейшей Базы Данных в виде одной таблицы

Упражнение 2. Изменение ширины столбцов "мышью" или командой "Ширина столбца" в меню "Формат"

Упражнение 3. "Вставка" и "Удаление" полей, а также изменение порядка следования "Полей" (столбцов) в таблице.

Упражнение 4. Вставка нового Поля с "фотографиями" работников

Упражнение 5. Ввод новых данных в таблицу, редактирование и удаление записей

Упражнение 6. Сортировка данных в таблице БД

Упражнение 7. Поиск записей по образцу в больших таблицах БД и поиск с заменой содержимого конкретного Поля

Упражнение 8. Создание и использование нового объекта БД - "Запроса".

Упражнение 9. Создание и использование "Запроса с параметром".

Упражнение 10. Создание в Базе Данных нового объекта - "Формы".

Упражнение 11. Создание и использование нового объекта БД - "Отчета".

Упражнение 12. Создание Отчета с параметром на основе Запроса с параметром

Упражнение 13. Конструирование таблицы "Группа" в режиме "Таблица"

Упражнение 14. Конструирование таблицы "Преподаватели" в режиме "Мастер

Упражнение 15. Конструирование таблицы "Кафедра" в режиме "Конструктор"

Упражнение 16. Конструирование таблиц "Изучение" и "Успеваемость" в режиме "Конструктор"

Упражнение 18. Удаление связи между таблицами

Упражнение 19. Ввод данных непосредственно в таблицы "Специальность", "Преподаватели" и "Группы"

Упражнение 20. Формирование запроса в режиме "Конструктор"

Упражнение 21. Подготовка к созданию составной формы "Список студен¬тов группы"

Упражнение 22. Создание формы для двух таблиц с помощью мастера

Упражнение 23. Выбор типа формы

Упражнение 24. Назначение имени формы и ее открытие

Упражнение 25. Редактирование формы в режиме конструктора

Упражнение 26. Редактирование подчиненной формы

Упражнение 27. Переход в режим формы и загрузка таблиц

Упражнение 28. Многотабличный отчет с основной частью на базе главной таблицы

Упражнение 29. Создание основной части отчета

Упражнение 30. Создание автоотчета.

Упражнение 31. Доработка подчиненного отчета

Упражнение 32. Включение подчиненного отчета.

Заполнение таблиц базы данных.

Создание связей в базе данных:

по курсу «Информатика»

Студент группы С-12:

Преподаватель:

Москва 2008 г.

Теоретическая часть.

1) Базы Данных и Системы Управления Базами Данных (СУБД)

Базы Данных (БД) предназначены для хранения на компьютере и эффективного использования больших объемов самой разнообразной информации:

о книгах, журналах и газетах в библиотеках,

о товарах в магазинах и продукции на заводах,

об экспонатах в музеях и разнообразных коллекциях ,

обо всех сотрудниках фирм, предприятий и учреждений,

о всех рейсах самолетов в аэропортах, о стоимости билетов и наличии мест,

о расписании всех поездов с вокзалов, о стоимости билетов и наличии мест,

о всех зарегистрированных в ГИБДД (ГАИ) автомобилях, включая угнанные,

о всех путевках, в том числе "горящих", в турбюро и турагентствах,

о погоде в любой точке Земного шара теперь и много лет назад и т. д.

Для работы с Базами Данных используются прикладные программы, называемые СУБД – Системы Управления Базами Данных. Самой популярной СУБД является программа ACCESS фирмы Microsoft.

2) Все СУБД, в том числе и СУБД ACCESS позволяют:

1. Быстро создавать Базы Данных, дополнять и изменять их.

2. Быстро находить определенные, нужные Вам данные в БД.

3. Сортировать данные в БД по разным признакам (например, по алфавиту).

4. Извлекать на экран подмножества данных по Вашим запросам, т. е. удовлетворяющих заданному критерию.

5. Выполнять статистические вычисления над данными БД для анализа и принятия решения.

6. Распечатывать данные, выбранные для определенных целей, т. е. готовить справки, отчеты и т. д.

База Данных в простейшем случае представляет собой электронную таблицу, внешне похожую на электронную таблицу Excel.

Как и таблицы Excel, таблицы БД состоят их столбцов и строк. При этом столбцы в БД называются "ПОЛЯМИ " и они имеют конкретные имена (имена "ПОЛЕЙ" ), а не буквы латинского алфавита в качестве имени как в таблицах Excel. Таких столбцов, т. е. полей в таблицах БД может быть до 255 (как и в Excel).

Каждая строка в таблицах БД называется "ЗАПИСЬЮ " и имеет свой порядковый номер, такой же, как и строка в электронной таблице Excel. Количество строк, т. е. записей в таблицах БД практически не ограничено.

Все "ЗАПИСИ " (строки) в таблице БД содержат в каждой ячейке обязательно однотипную информацию, соответствующую имени "ПОЛЯ" . В этом и состоит основное отличие таблицы БД от электронной таблицы Excel. Например, в столбце с именем поля "ФИО" во всех записях (т. е. во всех строках), Вы увидите конкретные фамилии людей;

в столбце с именем поля "ГОДР " во всех записях (т. е. во всех строках) Вы увидите конкретные года рождения студентов;

в столбце с именем поля "НГ " во всех записях (т. е. во всех строках) Вы увидите конкретные номера групп студентов.

База Данных может включать не одну, а несколько связанных таблиц.

Кроме Таблиц – основного объекта Базы Данных - БД может содержать и другие объекты, а именно:

Форму (одну или несколько). Форма – это способ отображения на экране данных из таблиц БД удобный для ввода данных и для их просмотра.

Запрос (один или несколько). Запрос – это способ выбора и вывода на экран данных из таблиц БД по заданным Вами критериям.

Отчет (один или несколько). Отчет – это способ выбора и вывода на печать данных из таблиц БД в том виде, в котором они требуются пользователю, т. е. Вам.

Макрос (один или несколько). Макрос – это набор макрокоманд, выполняющих определенные операции с БД, например, печать отчетов.

Модуль (один или несколько). Модуль – это программа на языке программирования Access Basic, используемая в БД для выполнения нетривиальных задач.

Все перечисленные объекты, если они были созданы, входят в состав файла Базы Данных, имеющего расширение . mdb .

3) Работа по созданию многотабличной базы данных включает 4 этапа:

1-й этап. Проектирование структуры БД, т. е. определение количества Таблиц, их назначения и состава.

2-й этап. Конструирование Таблиц БД, т. е. задание Полей, их типов и свойств, для каждой из Таблиц.

3-й этап. Создание схемы БД, т. е. определение и установка связей между Таблицами БД.

4-й этап. Ввод данных в пустые Таблицы БД.

Проектирование структуры базы данных – 1-й этап

Проектирование структуры БД – это определение количества Таблиц в БД, их назначения и состава. Мы с Вами эту работу уже проделали, так как определили 6 таблиц ("Студент", "Группа", "Кафедра", "Изучение", "Успеваемость" и "Преподаватели"), необходимые для создания Базы Данных Института, позволяющей вести прием студентов, формировать группы по отдельным кафедрам, а также учитывать успеваемость студентов.

Конструирование пустых таблиц базы данных – 2-й этап

Конструирование Таблиц БД – это задание Имен Полей в каждой из Таблиц и определение Типов данных и свойств каждого из Полей. Есть несколько способов (режимов) для конструирования Таблиц:

Режим Конструктора,

Режим Таблицы,

Режим Мастера таблиц.

Каждый из этих способов имеет свои преимущества и недостатки. Вы попробуйте использовать все три способа для конструирования таблиц создаваемой Вами БД.

В первой части данного пособия была уже создана БД с таблицами «Студент» и «Предмет».

4) Создание схемы базы данных – 3-й этап

Создание схемы Базы Данных - это определение связей между таблицами, входящими в эту БД, а точнее, между конкретными полями этих таблиц.

Когда таблицы связаны – изменения в одной из них автоматически передаются в другую. Главный смысл связывания таблиц – исключение дублирования сведений в БД.

Практическая часть.

Практикум по лабораторной работе состоит из 33 упражнений: выполнено –33

Я изучил элементы Access, такие как …

Создание простой базы данных:

мышью" или командой "Ширина столбца" в меню "Формат":

Создание и использование "Запроса с параметром":

Создание в Базе Данных нового объекта - "Формы":

Создание и использование нового объекта БД - "Отчета":

https://pandia.ru/text/80/040/images/image006_30.jpg" width="623" height="499 src=">

Выбор типа формы:

Самостоятельная работа-зачёт.

https://pandia.ru/text/80/040/images/image012_16.jpg" width="623" height="499 src=">

https://pandia.ru/text/80/040/images/image014_11.jpg" width="623" height="499">

На выполнение лабораторной работы потрачено времени: 140 мин, в т. ч.:

Практикум: 80 мин;

Документация: 45 мин;

Лабораторная работа № 27

Тема: Работа с данными и создание отчетов в СУБД Access

Цель работы - изучение приемов разработки и печати отчетов в среде Access 2007.

Оборудование : ПК, Windows XP Professional, MS Access.

Задание:

1 Изучить назначение и способы разработки отчетов в Access.

2 Разработать отчеты в соответствии с заданием.

3 Ответить на контрольные вопросы.

4 Сделать вывод о проделанной работе

Порядок выполнения:

1 В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание - панель инструментов Отчеты - Мастер отчетов.

2 Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3 В появившемся диалоговом окне Создание отчетов переместите все доступные поля в область «выбранные поля».

4 С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В каче­стве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5 Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание - панель инструментов Отчеты - Наклейки.

6 В появившемся диалоговом окне укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

7 На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8 Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9 При необходимости измените название отчета с наклейками и нажми­те кнопку Готово.

10 Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

11 В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги.

12 В диалоговом окне Итоги для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

14 Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос Дни рождения.

15 Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.

16 Покажите работу преподавателю.

17 Ответьте на контрольные вопросы.

18 Сделайте вывод о проделанной работе.

Контрольные вопросы:

1 Для чего предназначены отчеты?

2 Какие способы создания отчетов вы знаете?

4 Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?

5 Как в Access напечатать почтовые наклейки?

Тема:

Создание базы данных.

Построение таблицы в базе данных.

Цель работы:

Научить формировать структуру таблицы, вводить и редактировать данные, определять ключ для связывания двух таблиц.

Выполнение работы:

Основным структурным документом в Access является таблица. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.

На базе таблиц осуществляется построение форм, отчетов и запросов.

База данных может включать несколько таблиц.

В окне открытой базы данных щелкнуть по вкладке “ Таблицы ” и нажать кнопку “ Создать ”.

Выбрать в списке диалогового окна “ Новая таблица ” способ создания таблицы:

Режим таблицы - создание таблицы в режиме таблицы;

Конструктор - создание таблицы с помощью конструктора таблиц;

Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера таблиц;

Импорт таблиц - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;

Создавать таблицу будем с помощью Конструктора. Выделить в окне “ Конструктор ” и нажать “ ОК ”.

В выпавшем окне ввести название полей, выбрать тип данных и определить свойства полей.

В колонке Имя поля задаются имена полей:

1. Номер; 5. Пол;

2. Фамилия; 6. Дата рождения;

3. Имя; 7. Группа;

4. Отчество;

В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.

Для каждого поля, включаемого в запись, следует указать тип данных.

Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных выбирается в колонке Тип данных .

По умолчанию устанавливается тип данныхТекстовый.

Чтобы изменить тип данных, нужно щелкнуть в одной из ячеек колонки Тип данных . В правой части ячейки появится кнопка списка, при нажатии на которую откроется список с доступными типами данных.

В колонку Описание можно произвольно ввести комментарии к каждому полю. Эта операция необязательна.

Задание характеристик полей нужно выполнять последовательно, т.е. для каждого поля сначала необходимо ввести имя, затем тип данных и, при необходимости, комментарий.

Для перехода к нужной ячейке можно использовать мышь, клавишу Tab и в конце ввода можно нажать клавишу Enter .

Черный треугольник в столбце маркировки слева указывает на ту строку, в которой находится курсор.

После определения всех полей таблицы следует указать одно поле для использования в качестве поля первичного ключа. Это не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи.

Первичный ключ может быть определен только в режиме конструктора таблиц.

В данной таблице полем первичного ключа объявим поле “ Номер ”.

Для этого нужно:

выделить поле “ Номер ” или просто поставить туда курсор;

нажать на кнопку Ключевое поле на стандартной панели инструментов с изображением ключа или

меню “ Правка ” “ Ключевое поле”

С

лева от данного поля появится маленькое изображение ключа – признак поля первичного ключа.

Ключевое поле

Подготовленную при проектировании спецификацию таблицы следует сохранить, поскольку на ее основе будет строиться вся таблица.

Для этого нужно:

меню “ Файл ” “ Сохранить ”

Если таблица сохраняется первый раз, то на экран выводится диалоговое

окно “ Сохранение ”. В этом окне нужно ввести имя таблицы СТУДЕНТ .

Ввод и редактирование данных в режиме таблицы.

В созданную таблицу данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.

Для ввода данных в таблицу нужно открыть базу данных.

В окне базы данных щелкнуть по названию таблицы СТУДЕНТ .

В

открывшемся окне появляется пустая таблица для ввода данных.

Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы.

Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице.

Каждая запись занимает одну строку в таблице.

Ввод данных в ячейку таблицы осуществляется с клавиатуры. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.

После ввода данных таблицу нужно закрыть.

Для этого нужно ввести дважды команду

меню “ Файл ” “ Закрыть”

Проектирование отчета в СУБД Access 2000 в режиме Конструктор

Цель работы: получение практических навыков создания отчетов с вычислениями в строках и общими итогами в режиме конструктора , оформлению отчетов, предварительному просмотру отчетов.

Постановка задания:

Для обеспечения удобства работы любой торговой организации с данными о товарах и их поставщиках, а также для анализа этих сведений и их наглядного представления необходимо создать отчет, содержащий информацию о наименовании товаров, входящих в заказ, количестве единиц товара в каждой партии, цене за единицу товара, стоимости партии и общей стоимости заказа, как представлено в таблице 6.1.

Таблица 6.1

Сведения о заказах

Задание 6.1. Создать отчет Заказы , содержащий данные о наименовании товара, его количестве, цене за единицу, стоимости партии товара и общей стоимости заказа, в режиме конструктора отчетов и на основании запроса SQL Стоимость .

Открыть файл БД созданный в лабораторной работе 4.

Перейти на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать .

На экране появится окно режимов создания нового отчета (см. рис. 5.1 - лабораторная работа 5.)

Выбрать режим Конструктор и в качестве источника данных – запрос SQL Стоимость .

Добавить Заголовок и Примечание , выполнив команду Вид/ Заголовок/примечание отчета .

Добавить Колонтитулы отчета, выполнив команду Вид/ Колонтитулы .

Добавить Панель элементов , выполнив команду Вид/ Панель элементов .

Добавить Источник данных (см. рис. 6.1), выполнив команду Вид/ Источник данных .

Рис. 6.1. Источник данных отчета

Окно конструктора отчета будет иметь вид, представленный на рис. 6.2.

Рис. 6.2. Окно конструктора отчета

Нажать на панели элементов кнопку (Надпись ) и поместить в область Заголовок отчета текст Заказы.

Выделить все поля источника данных Стоимость , выполнив двойной щелчок мыши по заголовку источника.

Установить курсор мыши на выделенные поля источника данных и, удерживая левую кнопку мыши, переместить их в центр Области данных .

Выделить мышью подписи полей Наименование , Заказано , Цена , Стоимость_партии , удерживая клавишу Shift .

Вырезать подписи полей.

Выделить щелчком мыши Верхний колонтитул отчета.

Вставить удаленные в буфер обмена подписи полей.

Расположить подписи полей в одну строку при помощи мыши.

Выделить подписи полей, удерживая клавишу Shift .

Сделать интервалы по горизонтали и вертикали между подписями полей равными, выполнив команду Формат/ Интервал по горизонтали/ Сделать равным и Формат/ Интервал по вертикали/ Сделать равным .

Разместить поля в Области данных отчета непосредственно под их подписями в одну строку и выровнять интервалы по горизонтали и вертикали аналогичным способом.

Нажать на панели элементов кнопку .

Обрисовать в области Примечание отчета рамку нового поля (см. рис. 5.7).

Щелкнуть правой клавишей мыши по подписи (левой части) поля, тем самым, вызвав контекстно-зависимое меню, и выбрать команду Свойства .

На экране появится окно свойств надписи, представленное на рис. 6.3.

Рис. 6.3. Окно свойств надписи

Ввести на вкладке Все в строке Подпись название ИТОГО .

Вызвать свойства поля свободный (правой части поля) аналогичным способом.

Ввести на вкладке Данные в строке Данные формулу, начинающуюся со знака равно :

= Sum ([стоимость]![стоимость_партии])

Нажать клавишуEnter .

Закрыть окно свойств поля.

Добавить надпись с панели элементов в область Примечание отчета и ввести текст Отчет о заказах на февраль 2004 года .

Нажать клавишу Enter .

Выполнить команду Вставка/ Номера страниц.

Установить следующие параметры:

Страница N из M

Нижний колонтитул

По центру

Отображать номер на первой странице

Щелкнуть по кнопке ОК.

Задать каждой области отчета и всем его элементам желаемый цвет фона и цвет шрифта, используя кнопки панели инструментов и .

Окно конструктора отчета Заказы будет иметь вид, представленный на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Окно конструктора отчета Заказы

Осуществить предварительный просмотр отчета, выполнив команду Файл/ Предварительный просмотр или щелкнув по кнопке на панели инструментов .